Excel 仕事での書類作成の作法

2020年11月19日

Excelで読みやすい書類を作る作法を紹介します。

新入社員時代に教えてもらうことが多いですが

環境に恵まれなければ習得機会のないスキルです。

お作法自体はExcel以外でも通じるため

習ったことがなければ是非、覚えておくことをおすすめします。

書類作成の作法

数値について

桁区切りスタイル(三桁コンマ区切り)

桁区切りスタイルを設定しましょう。数値の大きさを認識しやすくなります。

桁区切りスタイルを設定するキャプチャ

左・右・中央揃え

表として縦に並ぶ場合は右揃えにします。

左揃えや中央揃えだと数値の大きさが読み辛くなります。

初期設定では右揃えですが間違って変えないように気を付けましょう。

数値の左揃え、中央揃え、右揃えのキャプチャ
右揃えを設定するキャプチャ

ただし見出しなど並ぶことのない数値は左揃えの方が適切な場面が多いです。

負の数を赤くする

ケースバイケースですが-の符号単体よりも赤字になる方が伝わりやすいです。

負数が赤と黒の場合の対比

負数であることを強調する必要がない場合は黒のままでも構いません。

桁区切りスタイルを設定する時点で赤くする設定になりますが、

調整する場合は「セルの書式設定」の「負の数の表示形式」を変更します。

負数を赤に設定する場合

小数点以下の桁数を揃える

小数点以下の表示桁数が揃っていない場合、数値の大きさで誤解を招いてしまいます。

下の例(左側)では一番下の数字が最も大きいのですが、

桁数を揃えていない場合、直観的に上の方が大きく見えてしまいます。

右側のように表示桁数を揃えましょう。

小数点以下を揃える場合と揃えない場合の対比キャプチャ

「セルの書式設定」より「表示形式」、「数値」を選び小数点以下の桁数を設定します。

何桁にするかはケースバイケースですが、特に何もなければ1~2桁が無難です。

整数部が三桁以上になる場合は「桁区切り(,)を使用する」にチェックしましょう。

小数点以下の桁数を設定するキャプチャ

こちらも見出しに使用する場合は気にする必要はありません。

日付について

桁数と書式を統一する

/区切り表記か年月日表記かは統一しましょう。

混在すると非常に読みにくいです。更に出来れば桁数を統一します。(0埋め)

それには表示形式のユーザ定義で「yyyy/mm/dd」か「yyyy"年"mm"月"dd"日"」を指定します。

日付の桁数を統一する設定のキャプチャ

日付の桁数を統一することで凹凸が発生しなくなり読みやすくなります。

書式について

斜体は使用しない

日本語に斜体は不適切です。

読みにくくなるだけなので設定しないようにしましょう。

太字は場面を選ぶ

太字は下記の用途に絞りましょう。

  • 表の項目ラベル
  • 強調したい箇所
  • 白抜きの文字(太字にしないと読みにくい)

強調が多いと効果が薄くなるため1~3箇所が良いでしょう。

フォントと文字サイズは統一する

フォントが混在すると読みにくくなり見た目も綺麗ではありません。

全セルをクリックして統一しましょう。

印刷せず画面表示だけであれば「メイリオ」や「游ゴシック」が良いです。

印刷する場合は明朝体の中から選んでもよいでしょう。

文字サイズは基本統一しますが強調したい場合や見出し、項目ラベルであれば

変更しても構いません。文中で変わってしまうのがNGです。

文字色や背景色は意味を持たせる

文字色や背景色の多用は禁物ですが、

正しく使えば高い表現能力を発揮するため

白黒しかないのも、もったいないです。

下記のようなルールで色を設定しましょう。

  • 強調したい箇所(赤などの警戒色を使用)
  • 一定のルールで配色(例:1~10は青、11~20が緑、21~30が赤)
  • 表の項目ラベル

強調が多いと効果が薄くなるため1~3箇所が良いでしょう。

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