業務改善コラム1 どの業務を改善するか?

2020年1月15日

日々、様々な業務があり、

それらを効率化する場合に

どこから行うか迷う場合があります。

その場合の推奨事項を紹介します。

なおこの記事で言う業務改善とは

システム開発などの大掛かりなものではなく

エンドユーザーコンピューティングや

Excel関数などのレベルの話題です。

動画版

業務を改善する基準

考える基準を提示します。

ただし、この多様性の時代では

個々人の所属する会社、

置かれている環境によって

重要度は千差万別なため

こういう考えもあると

取り入れられそう・自分に合いそうな

部分のみ実践頂ければ幸いです。

同じ業務を繰り返すこと

毎日、毎週、毎月と同じ内容を繰り返す場合は

業務効率化の対象となります。

当然、頻度と手間が大きいほうが良いですが、

月末月初のような仕事が集中するタイミングの業務を

優先するのも効率的です。

1日1分のような業務も対象

1日1分のような作業でも

効率化・自動化できそう検討しましょう。

それだけで間違えるリスクが減りますし、

疲労も軽減されます。

また疲労には心理的負荷も含まれます。

小さな手間の業務では

それを効率化する手間の方が

大きく感じるかもしれませんが

何度もその業務を行うことで

時間と労力を回収可能です。

また効率化を行ったことにより

スキルアップして別の業務改善にもつながるので

総じて回収可能なコストであると考えられ

改善が改善を生む良いサイクルが生まれます。

業務の一部分でも良い

業務の一部分だけでも十分改善になります。

自分のスキルの可能な範囲で、

特定部分を切り出して効率化しましょう。

例えば全てを機械化・自動化する労力が100で

得られる効果を100とします。

そのなかで30の労力で70の効果を

得られるようなケースが意外に存在します。

そう言う場合はその30の労力のみかけて

残りはしばらくそのままにしておくのも効率的です。

よって必ずしも全てを業務改善する必要はありません。

スキル向上におすすめの書籍

日本では業務でExcelを

使用することが多いため

Excelのスキル向上が

業務効率化に直結します。

日々の作業効率を劇的に改善する、基本操作+時短ワザ+活用テク

基本から一歩先に進むための書籍です。

これを読むだけでもExcelによる

業務が効率化します。

作業効率とクオリティがいっきに高まる、究極の使いこなしテクニック

内容が若干難しくなりますが、

こちらは関数の活用が主題です。

これにより定型業務を関数によって

半自動化するためのスキルが身に付きます。

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