Power Automate 「OneDrive for Business ファイルが更新されたときにメールを受け取る」テンプレートの利用方法
Power Automateには多くのテンプレートが存在するため
これを探して流用すると効率的にPower Automateを利用できます。
「OneDrive for Business ファイルが更新されたときにメールを受け取る」は
OneDriveの指定のフォルダを監視し更新があった際に
通知メールを送信するテンプレートです。
この記事では、このテンプレートの使い方と更新ファイルを添付する応用方法を紹介します。
なおOneDriveでなくSharePointであればこちらで紹介しています。
手順
Power Automateの画面の「テンプレート」から
「OneDrive for Business ファイルが更新されたときにメールを受け取る」を選択します。
かなり奥にあるため探すより検索する方が早いでしょう。
下のような画面が表示されます。
フローの接続先は基本的にログインしているアカウントになります。
表示されているアカウントの内容で良ければ、
そのまま「続行」をクリックします。
別アカウントのメールやOneDriveに切り替える必要がある場合は
「…」ボタンより「新しい接続先を追加」でログイン情報を入力する必要があります。
「When a file is modified(properties only)」のフォルダマークの
ピッカーをクリックして監視対象のフォルダーを選択します。
そして「Send an email notification」のラベルをクリックして開き
宛先にメール送信先のメールアドレスを指定します。
OneDriveのアイコンの付いた青色の「名前」や「パス」は動的コンテンツです。
「名前」は更新されたファイル名に、「パス」は更新されたファイルのフルパスに変換されます。
必要であれば件名や本文を適宜調整しましょう。
なおメールの最後には固定文が入るため改行を入れておくことを推奨します。
「保存」をクリックするとフローが保存され、有効化されます。
この状態で指定フォルダ内のファイルが更新されるたびにフローが実行され
指定のメールアドレスに通知メールが送信されます。
このメールは「microsoft@powerapps.com」から送信されます。
事前にメールの内容や迷惑メールにならないかをテストしておきましょう。
ただしクラウドサーバの待ち時間や連続受信の制御などが入るため
ファイルを更新しても即実行されるかは限りません。
もし動作状況が気になるなら実行履歴を確認しましょう。
左上の「←」をクリックするとフロー名や詳細説明を更新可能です。
「編集」をクリックするとフロー名と説明を編集可能です。
どのような監視かを具体的にしたフロー名や説明を入れると良いでしょう。
更新ファイルを添付
更新時点のファイルを添付して送信する応用も可能です。
それにはOneDriveとSend an email notificationの間に新しいステップを挿入します。
「アクションの追加」を選択します。
「OneDrive for Business」を選択します。
「アクション」より「ファイル コンテンツの取得」を選択します。
「ファイル」に「動的なコンテンツ」の「ID」を指定します。
「Send an email notification」の詳細オプションを表示し、
「添付ファイル」に動的コンテンツの「ファイルコンテンツ」、
「添付ファイル名」に動的コンテンツの「名前」を指定します。
これで通知メールに更新されたファイルが添付されるようになります。
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