Power Automate 「Excel Online (Business) スプレッドシートで稼働時間を追跡」テンプレートの利用方法

2020年11月11日

Power Automateには多くのテンプレートが存在するため

これを探して流用すると効率的にPower Automateを利用できます。

「Excel Online (Business) スプレッドシートで稼働時間を追跡」は

モバイル端末でボタンを押すとその時刻がOffice365のExcelに記録されるテンプレートです。

使い方は任意ですが、勤怠記録を想定しているテンプレートです。

この記事では、このテンプレートの使い方を紹介します。

前提条件

  • モバイル端末に「Microsoft Flow」のインストールが必要です。
  • 「Microsoft Flow」へのプッシュ通知の許可が必要です。

手順

まず記録用のExcelブックとテーブルを用意します。

DateとTimestampという項目名を用意します。この項目名は変えても構いません。

テーブル名は任意ですが今回は「基本テーブル」としています。

サンプルのテーブル
サンプルのテーブル

次にPower Automateの画面の「テンプレート」から

「Excel Online (Business) スプレッドシートで稼働時間を追跡」を選択します。

かなり奥にあるため探すより検索する方が早いでしょう。

同名のテンプレートが二つありますが、違いは記録完了後に通知が表示されるか否かです。

今回は右の方、通知のある(赤い通知マークのある)テンプレートを使用します。

次にPower Automateの画面の「テンプレート」から「Excel Online (Business) スプレッドシートで稼働時間を追跡」を選択

下のような画面が表示されます。

フローの接続先は基本的にログインしているアカウントになります。

表示されているアカウントの内容で良ければ、「続行」をクリックします。

別アカウントのOneDriveに切り替える必要がある場合は

「…」ボタンより「新しい接続先を追加」でログイン情報を入力する必要があります。

アカウント設定

Add a row into a table」を開きオプションを設定します。

Add a row into a tableのオプション設定
項目必須説明
場所接続可能なOneDriveとSharePointの一覧が表示されるので
その中から記録するテーブルのあるファイルを選択。
ドキュメントライブラリOneDriveの場合OneDrive、SharePointの場合、ドキュメントを選択
ファイル右のディレクトリアイコンのピッカーでファイルを選択。
ファイルパスに見えますが、表示だけで中身はIDです。
指定ファイルを削除してから、同名ファイルを作成しても別として扱われてしまいます。(再指定が必要)
テーブル「ファイル」の中に存在するテーブルの一覧が表示されるので
記録するテーブルを選択します。
こちらも名前でなくIDのため一度テーブルを削除して
同名テーブルを作成しても別として扱われます。(再指定が必要)
Add a row into a tableのオプション設定

DateとTimestampはテーブルを指定した際に、テーブルに属する項目が追加表示されます。

初期状態では動的なコンテンツのDateとタイムスタンプが指定されますが、

日本時間ではないため以下のように設定変更する必要があります。

動的なコンテンツでなく式で以下のように指定します。

項目指定
日付(Date)formatDateTime(convertTimeZone(utcNow(), 'UTC’, 'Tokyo Standard Time’), 'yyyy/M/d’)
時刻(Timestamp)formatDateTime(convertTimeZone(utcNow(), 'UTC’, 'Tokyo Standard Time’), 'H:m’)

指定のMやHは大文字小文字が区別されるので、そのままコピーしてください。

日本時間に調整

最後に「Send me a mobile notification」のTextに任意の完了メッセージを設定します。

「Send me a mobile notification」のTextに任意の完了メッセージを設定

これでフローを保存ボタンで保存すれば設定完了です。

フローを保存ボタンで保存すれば設定完了

次にこのフローを起動します。

それにはモバイル端末の「Flow」を起動し「ボタン」より

「Excel Online (Business) スプレッドシートで稼働時間を追跡」をタップします。

(フロー名を変えている場合は、そのフロー名)

「Excel Online (Business) スプレッドシートで稼働時間を追跡」をタップ

記録が完了するとモバイル通知が表示されます。

記録が完了するとモバイル通知が表示

Excelブックを開くと日時が記録されています。

記録結果

応用(出退勤種別と備考欄)

少し実務で使うようにカスタムしてみます。

  • 出退勤の別を選択
  • 備考欄で任意入力
  • 日付と時刻を一つのセル(ここは一つにしないほうが都合がよいですが、利用方法の説明の一環)

テーブル名は任意ですが今回は「応用テーブル」としています。

サンプルのテーブル
サンプルのテーブル

「手動でフローをトリガーします」を開き、「入力の追加」をクリックします。

「手動でフローをトリガーします」を開き、「入力の追加」をクリック

「ユーザー入力の種類の選択」で「テキスト」を選択します。

「ユーザー入力の種類の選択」で「テキスト」を選択

項目名が「入力」となっているので「出勤/退勤」に変更します。

項目名が「入力」となっているので「出勤/退勤」に変更

右の「…」ボタンより「オプションのドロップダウンリストを追加する」を選択します。

右の「…」ボタンより「オプションのドロップダウンリストを追加する」を選択

項目名の右の「入力を指定してください。」は説明文なので調整します。

更にオプションのドロップダウンリストは選択肢です。

「出勤」と「退勤」の項目を用意します。これがこのままExcelに記録されます。

説明文と選択肢の調整

同様にもう一つ「テキスト」の入力項目を追加します。この項目は備考欄にします。

備考欄を追加

初期状態のままでは入力必須なため任意項目に変更します。

それには右の「…」ボタンより「フィールドをオプションにします」を選択します。

初期状態のままでは入力必須なため任意項目に変更

次にExcelへの記録を設定します。

Add a row into a table」を一度削除して「表に行を追加」を追加します。

「Add a row into a table」を一度削除して「表に行を追加」を追加

先ほどと同様にテーブルまでの設定を行います。

テーブルまでの設定

項目の設定を行います。まず日時には式で下のように設定します。

formatDateTime(convertTimeZone(utcNow(), 'UTC', 'Tokyo Standard Time'), 'yyyy/M/d H:m')

「出勤/退勤」と「備考」には動的なコンテンツを指定します。

「出勤/退勤」と「備考」には動的なコンテンツを指定

これで保存すればフローの設定は完了です。

モバイル端末の「Flow」を起動し「ボタン」より

「Excel Online (Business) スプレッドシートで稼働時間を追跡」をタップします。

変更前ではそのまま記録されましたが、変更後のフローは入力画面になります。

まず出勤/退勤をタップして選択します。

出勤/退勤をタップして選択

出勤/退勤をタップして選択

「出勤/退勤」を選択して「完了」をタップすれば記録されますが、

今回は備考欄も入力してから「完了」します。

備考欄を入力してから「完了」

それにより「出勤/退勤」と「備考」も含めてExcelに記録されます。

出勤/退勤」と「備考」も含めてExcelに記録

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