Power Automate フロー一覧表テンプレート

Power Automateでフローを作れるようになり、

実務でも活用できるようになったら、

そのフローの一覧表を作って管理するようにしましょう。

フローが少ないうちはそこまで必要性がないですが、

増えてくるとどんなフローが把握するのが難しくなり、

異動や転職の際に引継ぎが漏れて野良ロボットと化す危険性があります。

一覧表があることによって引継ぎもしやすくなるメリットがあります。

この管理表はフローを作る人が一人でなければ全員が同じ一覧表ファイルに記述し

組織として一元管理するのが理想です。

テンプレートファイル

使い方

筆者が職場で利用しているものの改修です。

必要に応じて項目は追加・削除してもよいでしょう。

項目名を変えてしまっても構いません。

細かい使い方は組織によって変わるものと思います。

改訂履歴シート

一覧表に更新が入るたびに更新した人が追記します。

最初に作成するときは多くなりがちなので1行で「新規作成」などとしても構いません。

一度できた一覧表に対して発生した更新を記載します。

項目説明
更新日更新した年月日を記入します。
更新者更新した人のフルネームを記入します。
複数の会社の人が関わる場合は会社名も記入推奨です。
更新内容どのレベルで記入するかは組織によって最適解が異なりますが、
最初はこのようなレベルでよいでしょう。(赤字は可変)
フロー名を新規登録
フロー名項目を更新
フロー名を削除

SharePointでシャドウコピーを取っている場合は
遡れるため詳細に記載する必要はありません。

フロー一覧シート

フロー名

マイフローに表示される名前を記載します。

Power Automateが勝手につけてくれる名前は

好ましくないので変えるようにしましょう。

この名前の付け方は組織のルール次第ですが、

以下のような方向性が考えられます。

コードをフロー名にするコード体系を決める必要がありますが、
連番を含めたコードをフロー名にします。
どんな機能かは機能概要に書いて補います。

メリット
・管理しやすく名前を決めやすい

デメリット
・フロー名からどんな機能か連想し辛い
フローの役割をフロー名にする20文字程度でフローを表す名前を付けます。

メリット
・フロー名からどんな機能か連想しやすい

デメリット
・連想しやすさが名前を付ける人の力に依存する
・管理しづらく名前を決めるのが難しい
・フローの内容が変わるとフロー名と乖離する

列挙するとコードをフロー名にした方がよさそうですが、優劣はありません。

どちらがその組織によって都合が良いかの判断になります。

アカウント

フローを保存しているアカウント(メールアドレス)を記入します。

個人アカウントでフローが動いている場合、

退職によってフローが消える危険があります。

管理しておいて未然に対処するか把握しておくようにしましょう。

管理者

そのフローの責任者の更新した人のフルネームを記入します。

複数の会社の人が関わる場合は会社名も記入推奨です。

この項目によりフローがエラーした時の対処する人や、

フローを更新する人を明確にしておきます。

起動周期

スケジュールフローの場合は毎週木曜日、毎日、といった具合でスケジュールを記入します。

自動フローの場合はメール受信などトリガーを記入します。

メールタイトルや送信者などの条件を入れても良いです。

手動の場合は、手動などで構いません。

起動時刻

スケジュールフローの時、大体の時刻を記入します。

そうでない場合は空白にしておきます。

機能概要

何をするフローなのかを記入します。

Power Automateのフロー詳細に同じものを記入するかもしれません。

その場合は、記入しなくてもよいですが、

フロー名がコードの場合は一覧表から読み取れる情報が

少なくなりすぎるので推奨しません。

フロー名が役割の場合は二重管理を避ける意味で省略してもよいです。

入力

トリガーやフロー中で参照するものを記入します。

ファイル名やメールタイトルなどが対象になります。

出力

フローからメールが送信されたり、ファイルが保存される場合に

そのメールタイトルやファイル名を記入します。