【初心者向け】Power Automate Desktopの使い方を徹底解説！無料RPAで業務を自動化する第一歩
導入
日々の業務で、同じようなパソコン作業に追われていませんか？
「月末の集計作業に時間がかかる」「定型的なデータのコピー＆ペーストが面倒」——。
そんなルーティン作業は、本来あなたが集中すべき創造的な仕事の時間を奪ってしまいます。
もし、それらの作業をプログラミングの知識がなくても使える無料のツールが自動でこなしてくれるとしたらどうでしょうか？
Power Automate Desktopは、まさにそんな「業務自動化」を実現する、Microsoftが提供するRPA（Robotic Process Automation）ツールです。
プログラミングの知識がない方でも直感的に操作できるため、事務職や経理担当者といったITに不慣れな方でも安心して始められます。
この記事では、Power Automate Desktopの概要から、誰もが迷わずに始められるインストール方法、そして今日から役立つフローの作成方法まで、業務を効率化するための第一歩を丁寧に解説します。
さあ、Power Automate Desktopを使って、あなたの仕事に「新たな可能性」を見出し、時間を有効に活用する一歩を踏み出しましょう。
解説動画
本記事の内容を、動画で解説しました。 ナレーションには、声優・井上喜久子さんの声を元に制作された『VOICEPEAK 桜乃そら』を使用しています。落ち着いたトーンで聞き取りやすくまとめていますので、テキストを読むのが大変な方はこちらをご覧ください。
Power Automate Desktopの「4つの特徴とメリット」
なぜ、Power Automate Desktopは多くの事務職や経理担当者に選ばれているのでしょうか？
その理由は、主に以下の4つの特徴とメリットにあります。
プログラミング知識が不要
RPAと聞くと「なんだか難しそう」「プログラミングの勉強が必要では？」と感じる方もいるかもしれません。
しかし、Power Automate Desktopの最大の強みは、プログラミングの専門知識がなくても使えることです。
Excelのマクロを組むように、用意されたアクション（命令）を組み合わせるだけで、誰でも簡単に自動化の「フロー」を作成できます。複雑なコードを覚える必要はありません。
無料で始められる
RPAツールの多くは高額なライセンス費用がかかります。
しかし、Power Automate DesktopはWindows 10、Windows 11のユーザーなら無料で利用できます。
追加費用を気にすることなく、まずはツールの使い心地や、自分の業務にどう役立つかをじっくり試すことが可能です。
コストをかけずに業務改善の一歩を踏み出せる点は、特に個人や中小企業にとって大きなメリットです。
直感的な操作性
Power Automate Desktopは、マウスのドラッグ＆ドロップで操作が完結するローコード開発ツールです。
画面の左側には、あらかじめ用意された膨大な数の「アクション（命令）」が並んでいます。
ユーザーは、その中から必要なアクションを選び、フローチャートのように画面中央に配置していくだけで、自動化のシナリオを作成できます。
視覚的にわかりやすい操作画面なので、ITツールに慣れていない方でも迷わず作業を進められます。
Microsoft製品との高い親和性
Power Automate Desktopは、同じMicrosoft社が提供するExcel、Word、Outlook、など、多くの製品とスムーズに連携します。
多くの企業で日常的に使われているこれらのアプリケーションと連携できることは、大きなメリットです。
例えば、Excelに蓄積されたデータを自動で読み取ってOutlookでメールを送信したり、Webサイトから取得した情報をWordファイルに自動で貼り付けたりといった作業を、シームレスに自動化できます。
使い慣れたツールと組み合わせることで、業務効率化の幅が大きく広がります。
そもそもRPAとは？EUCとの関係性
RPA（Robotic Process Automation）とは、「ロボットによる業務自動化」を意味します。
ここでいう「ロボット」は、私たちがイメージする人型ロボットではなく、パソコンの中にあるソフトウェアのことです。
このソフトウェアが、人間がパソコン上で行う定型的な作業を代わりに行ってくれます。
例えば、データ入力やメールの送信、複数のシステム間の情報転記など、決まった手順を繰り返す単純作業を自動化できます。
これにより、作業時間の短縮や入力ミスの削減を実現します。
このRPAは、EUC（エンドユーザーコンピューティング）の進化形と捉えることができます。
EUCとは、IT部門の専門家ではない一般のユーザーが、Excelのマクロ機能やAccessを使って、自らの業務に必要なシステムを開発・運用することです。
RPAとEUCは、どちらもITの専門家ではないエンドユーザーが、自らの手で業務を改善するという点で共通しています。しかし、両者には明確な違いがあります。
RPAが、アプリケーションを横断してさまざまな作業を自動化する「広く浅い」技術であるのに対し、EUCは、Excelのマクロのように特定のアプリケーションに特化し、より複雑で「狭く深い」自動化を可能にする概念です。
さらに、RPAは既に作成されているExcelマクロを動かすことも可能です。
これにより、ITの専門家ではない方が作成した既存のマクロ資産も、RPA導入後も無駄なく流用できるという大きなメリットがあります。
EUCの考え方は、RPAを理解する上で非常に役立ちます。
Power Automate DesktopとWeb版「Power Automate」の違い
Power Automate Desktop（デスクトップ版）は、パソコン上の操作を自動化することに特化したツールです。
- 得意なこと: Excelのデータ入力、Webサイトからの情報取得、ファイルの整理、複数のアプリケーションをまたいだデータ転記など、あなたのパソコン内で完結する作業の自動化。
一方で、Web版の「Power Automate」は、クラウドサービス間の連携を得意とします。
- 得意なこと: サービス同士の連携。例えば、「メールに特定の添付ファイルが届いたら、自動的にOneDriveに保存する」といった、Web上のサービス間でデータをやり取りする作業の自動化。
簡単にまとめると、デスクトップ版は「PC内の定型作業」、Web版は「クラウドサービス同士の連携」を自動化するツールです。
今回の記事で解説しているのは、事務作業の効率化に役立つデスクトップ版の「Power Automate Desktop」です。
Power Automate Desktopで何ができる？
まずは、どのような業務が自動化に向いているのか、その共通点から見ていきましょう。
一般的に、RPAによる自動化に適しているのは、以下の3つの特徴を持つ業務です。
- 定型的な作業: 毎回同じ手順で行われる作業。
- 繰り返し発生する作業: 毎日、毎週、毎月など、決まった頻度で繰り返される作業。
- 人間の判断が不要な作業: 「Aというデータなら、Bの操作をする」のように、ルールが決まっており、人の感覚や判断を必要としない作業。
こうした業務は、「手順書やマニュアル」として書き起こせる能力があると、よりスムーズに自動化を進められます。
あなたが日常業務で作成している手順書やマニュアルは、RPAに作業を教えるための設計図のようなものです。
これらの特徴を持つ業務は、Power Automate Desktopを使うことで、劇的に効率化できます。
例えば、以下のような事務作業や経理業務に役立つ、具体的な活用事例が挙げられます。
Excelデータの自動集計・入力
毎月、複数のExcelファイルからデータを集計して、別のシートに転記していませんか？ Power Automate Desktopを使えば、この作業を自動化できます。
- 複数のExcelファイルを開いて、必要なデータをコピー
- 指定されたExcelファイルに、データを貼り付け
- 合計や平均など、単純な計算を自動で行う
より詳しいExcel操作の自動化手順は、こちらの記事で解説しています。→Power Automate DesktopでExcelを操作する方法（初心者向け基本編）
Webサイトからの情報自動取得
Webサイトに掲載されている商品情報やニュース、株価データなどを定期的に取得する作業も自動化できます。
- Webブラウザを自動で起動
- 指定したWebサイトにアクセスし、必要な情報を取得
- 取得した情報をExcelやテキストファイルに自動で保存
Webからの情報取得については、こちらの記事でより詳しく解説しています。→Power Automate DesktopでWebサイトの表をExcelへ自動抽出する方法
業務システムへの自動入力
Webブラウザやデスクトップアプリケーションで行う、定型的なデータ入力作業も自動化が可能です。
- 既存のExcelデータから情報を読み取り
- Web上のフォームや業務システムの画面に、順番にデータを入力
- 入力後に「登録」や「送信」ボタンを自動でクリック
業務システムへのデータ入力手順については、こちらの記事でより詳しく解説しています。→【入門】Power Automate DesktopでWebフォーム入力自動化（初心者向け）
Power Automate Desktopのインストール方法
Power Automate Desktopは、Microsoftの公式サイトからダウンロードしてインストールします。Windows 10、Windows 11をご利用であれば、追加費用はかかりません。
ダウンロードから初期設定までの手順は、以下の記事で詳しく解説しています
→Power Automate Desktopのインストール方法
RPAフローの作成方法
Power Automate Desktopで業務を自動化するシナリオは、「フロー」と呼ばれます。フロー作成は、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で進めることができます。
フローの作成手順は、以下の記事で解説していますので、参考にしてください。
→Power Automate Desktopで最初のフローを作成し実行する方法
すぐに使える！業務効率化のフロー事例
ここでは、Power Automate Desktopを使って、すぐに始められる具体的な業務自動化の事例を3つご紹介します。
郵便番号から住所を自動で取得
- 概要: Excelなどで管理している郵便番号を元に、Webサイトから住所を自動で取得し、入力するフローです。
- メリット: 手作業による入力ミスをなくし、データ入力の時間を大幅に削減します。
- 関連リンク: →Power Automate Desktopで郵便番号から住所を自動取得する方法
メール内容を自動でExcelに保存
- 概要: 特定の差出人や件名のメールが届いた際、本文の内容を自動でExcelに抽出して保存するフローです。
- メリット: 受注管理や問い合わせの記録など、メールとExcelを連携させる定型作業を効率化できます。
- 関連リンク: →Power Automate Desktopでメールを自動でExcelに保存する方法
ChatGPTを連携させたメール自動返信
- 概要: 生成AIであるChatGPTとPower Automate Desktopを連携させ、メールの内容を要約したり、自動で返信文を作成するフローです。
- メリット: 問い合わせ対応や定型的なメール返信業務を、AIの力で効率化・高度化します。
- 関連リンク: →Power Automate DesktopでChatGPTを連携させたメール自動返信フローを作成する方法
これらの事例は、Power Automate Desktopが単なるデータ入力ツールではなく、様々な業務改善に活用できることを示しています。
よくある質問（FAQ）
ここでは、Power Automate Desktopに関してよく寄せられる質問にQ&A形式で回答します。
本当に無料で使用できるの？
はい、Windows 10、Windows 11をご利用の方であれば、個人や企業を問わず、無料で利用できます。有料版もありますが、基本的な業務自動化であれば無料版の機能で十分に対応可能です。
Excelのマクロとは何が違うの？
Excelのマクロは**「Excel内の操作」に特化していますが、Power Automate Desktopは「複数のアプリケーションをまたいだ操作」を自動化できる点が最大の違いです。
例えば、「Webサイトから取得したデータをExcelに貼り付ける」といった一連の作業を、マクロよりも簡単に自動化できます。
エラーが出た時はどうすればいい？
Power Automate Desktopはエラーが発生した際に、その原因を特定する機能が備わっています。
エラーメッセージをコピーして、Google検索やGemini、ChatGPTなどの生成AIに質問してみるのも有効な解決策です。
また、多くのユーザーが利用しているため、オンラインコミュニティやフォーラムで同様の事例を探してみるのも良いでしょう。
まとめ
この記事では、Power Automate Desktopが日々の定型業務を自動化し、あなたの仕事に「新たな可能性」をもたらすツールであることを解説しました。
- 誰でも簡単に始められる: プログラミング知識は不要で、直感的な操作で業務を自動化できます。
- 無料で利用可能: Windows 10・11ユーザーであれば、コストを気にせず今すぐ始められます。
- 業務改善の強力な味方: ExcelやWebサイトなど、複数のアプリケーションをまたぐ作業を自動化し、業務を大幅に効率化します。
Power Automate Desktopは、面倒な単純作業からあなたを解放し、より創造的な業務に集中する時間を提供します。
まずはこの記事を参考に、第一歩としてインストールから始めてみましょう。あなたのPC作業が、より快適で効率的なものに変わることを願っています。
Power Automate Desktop活用のためのロードマップは、こちらのページでご覧いただけます。
→Power Automate Desktop 初心者向けの記事一覧
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