Power Automate 「Gmail のメールを Google スプレッドシートに記録する」テンプレートの利用方法

2020年11月15日

Power Automateには多くのテンプレートが存在するため

これを探して流用すると効率的にPower Automateを利用できます。

「Gmail のメールを Google スプレッドシートに記録する」は

Gmailを受信するとGoogleスプレッドシートに

受信日時や件名などを追記していくテンプレートです。

この記事では、このテンプレートの使い方を紹介します。

手順

Power Automateの画面の「テンプレート」から

「Gmail のメールを Google スプレッドシートに記録する」を選択します。

かなり奥にあるため探すより検索する方が早いでしょう。

Power Automateの画面の「テンプレート」からPower Automateの画面の「テンプレート」から

下のような画面が表示されます。

接続先の+をクリックするとGoogleのログイン画面が表示されるので

このフローを利用するアカウントでログインします。

GmailとGoogle スプレッドシートの両方に設定します。

(異なるアカウントでも構いません)

利用アカウントの設定画面

接続先の設定が終わると「再試行」が「続行」に変化するのでクリックします。

続行をクリック

When a new email arrives」のラベルをクリックして開くと

記録するメールの条件を指定できます。

初期状態では全てのメールが対象になります。

必要に応じて「件名」、「差出人」、「重要度」を調整しましょう。

他は調整する意味がほぼないでしょう。

そして1行目に「Subject」「From」「Date」「Snippet」が

入力されたGoogleスプレッドシートを用意します。

次に「Insert row」にファイルとワークシートを指定します。

ファイルとワークシートに作成したスプレッドシートを指定すると

スプレッドシートに用意した項目が表示されるので

次のように同名の動的なコンテンツを埋めていきます。

最後に「保存」をクリックすると変更が反映されます。

「保存」をクリック

この状態でGmailが受信されるたびにフローが実行され

スプレッドシートに行が追加されます。

右の「__PowerAppsId__」は自動で追加される列でPower Automateから

操作するためのキーとなる項目です。

ただしクラウドサーバの待ち時間や連続受信の制御などが入るため

メール受信して即実行されるかは限りません。

もし動作状況が気になるなら実行履歴を確認します。

フローの停止削除を行い場合はマイフローより行います。

更に左上の「←」をクリックするとフロー名や詳細説明を更新可能です。

左上の「←」をクリックするとフロー名や詳細説明を更新可能

「編集」をクリックするとフロー名と説明を編集可能です。

どのような監視かを具体的にしたフロー名や説明を入れると良いでしょう。

「編集」をクリックするとフロー名と説明を編集可能

改修(日付を日本の時刻にし、表記を変更)

Date(受信日時)は初期状態では協定世界時(日本の時間ではない)で

更にExcelでは日時として認識されない形式になります。

そこで以下のように改修すると日本の時刻で一般的な形式に調整可能です。

一度、Dateに設定されている動的なコンテンツを削除し、

式に以下の数式を設定し、「更新」ボタンをクリックします。

formatDateTime(convertTimeZone(triggerOutputs()?['body/DateTimeReceived'], 'UTC', 'Tokyo Standard Time'), 'yyyy/M/d H:m:s')

これにより受信日時が日本の日時になりExcelなどで扱える形式になります。

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