Excel 機能概要と利用・習得のメリット
この記事はExcelとは何か。
習得すると何が良いかを紹介します。
Excelとは
Microsoftが開発・販売している
最も普及している表計算ソフトです。
Microsoft Officeシリーズの中核を成します。
Windowsのパソコンを採用する企業、
特に日本企業では多く採用されており
これを使いこなせることは
事務処理を行う仕事のスキルについての
大きなアピールポイントとなります。
表計算ソフトとは
表計算ソフトを起動すると集計用紙のように並ぶ
格子状のマスが表示されます。
表示例では「商品」などの項目名や
「\30」などの数値がマスに入り、
そのマスのことはセルと呼称されます。
セルには固定の値だけでなく、
自動計算される数式を入れることができます。
表示例では緑と青のセルが数式となっており、
単価や販売数が別の数字に変わると
数式のセルの表示も再計算されてます。
| 緑のセル | 単価×販売金額を算出する数式 |
| 青のセル | 販売金額の合計を算出する数式 |
販売数を全て更新した結果です。
緑と青のセルは変更していませんが、
自動計算されて表示が変わっています。
これが表計算と呼ばれる理由です。
紙の集計表では計算機や算盤で毎回計算し、
合計結果を手書きする必要がありました。
また変更した際も自動計算されず
全て書き直しが必要になります。
そのため表計算ソフトを活用することは
企業での事務処理や家計簿であっても、
大きな手間の削減と正確性の向上に繋がります。
Excelで出来ること
表・資料の作成
塗りつぶしや枠線を駆使して
見栄えと読みやすさを良くし、
行固定で項目行を固定し、
表の使い勝手を良くするなど
表・資料の作成に効果的です。
また四角形や円など
図形表示の機能もあります。
計算
基本的な四則演算から
高度な数学・統計の関数まで
演算子や関数が幅広く用意されています。
これにより計算を早く
正確に行うことが出来ます。
グラフ作成（データの可視化）
簡単な操作でグラフを作成し、
データを視覚的に表現できます。
比較や推移の把握に便利ですが、
どのような場面で、どのグラフを使うのが
効果的かを習得する必要があります。
データ（帳簿・台帳）管理
商品や売上、従業員などの
帳簿を取り扱うことも得意です。
書式機能だけでも便利なものになりますが、
テーブルやフィルタの機能を活用すると
並び替えや必要なデータの抽出など、
紙管理では非常に難しいことが可能です。
データ分析
集計軸を柔軟に切り替えながら
集計表やグラフを柔軟に表示し
データの分析を行うことが可能です。
自動化（マクロ）
Officeだけで機能する、
VBAというプログラミング言語を使用し
作業を自動化することが可能です。
活用できれば強いことは確かですが、
ハードルが高いことも確かです。
（プログラミングとしては敷居が低い方）
IF関数、AND関数、OR関数、VLOOKUP関数や
先述のピボットテーブルなどを活用すれば
高度な処理を行える場合は多いため
マクロを無理に習得する必要はありません。
最終的にマクロの習得を目指すにしろ
その習得のための土台にはなるため
Excelの基本的な操作に習熟したら
こちらを習得することをお勧めします。
最近では高機能で簡単・無料で使えるRPAツールがあり
マクロよりもこちらを身に着けたほうがいいかもしれません。
UiPathの方がマクロより簡単です。
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